Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как «бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями, соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.
Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения, записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может являться что угодно - от обыкновенной записки - до приказа высшего руководства. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации - так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать - вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.
Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.
Электронный документ - это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.
Юридическую значимость документу -- как бумажному, так и электронному -- придает его содержимое и подписи.
Электронный документооборот - это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.
Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.
Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае - входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.
Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.
Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.
Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).
Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.
Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть. И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ
■ Достоинства электронных документов
Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:
Дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;
Позволяют использовать новые методы работы;
Повышают скорость и качество принятия управленческих решений;
Позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.
Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.
Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.
Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, - а ведь этот процесс еще только-только начинается.
■ Недостатки электронных документов
При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.
Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.
Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.
Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.
Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».
Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.
Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.
Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.
Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.
ПОЧЕМУ МЫ СЕЙЧАС НЕ МОЖЕМ ПОЛНОСТЬЮ ОТКАЗАТЬСЯ ОТ БУМАГИ
Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.
В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.
Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.
Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.
■ Достоинства бумажных документов
Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.
Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать - в отличие от электронных материалов.
Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов - в течение тысячелетий, как в атомной отрасли - по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).
Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.
С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.
В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…
Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.
Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.
Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.
■ Недостатки бумажных документов
Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.
Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.
Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.
КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОСОБЕННОСТИ
В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований. Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.
■ Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.
■ Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.
■ Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.
■ Первичные документы бухгалтерского учета создаются в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.05.2016), и законодательство уже давно допускает возможность использования электронных документов. Однако именно из-за многоукладности российского делопроизводства большинство организаций вынуждено использовать смешанный документооборот.
■ Договорная документация создается в процессе осуществления деятельности при оформлении взаимоотношений с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения оформляются документами, созданными на основе положений Гражданского Кодекса РФ.
■ Научно-техническая документация создается при проектировании, изготовлении и использовании каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения. В настоящее время ее разработка и использование, как правило, ведется в электронном виде. Необходимо отметить, что нормативные и методические документы, регламентирующие порядок работы с нею, в основном созданы еще в доэлектронную эру, что создает для электронных документов в составе этого комплекса серьезные риски.
В настоящее время как внутренний, так и внешний документооборот по всем видам документации все чаще и чаще ведется в электронном виде, но бумажные документы пока ни в одной из систем документации полностью не ликвидированы и по-прежнему достаточно активно используются.
За 20 лет такая страна-лидер в этом вопросе, как США, сумела лишь стабилизировать их производство.
Данные нашего ВНИИДАД также показывают, что, несмотря на все успехи электронного правительства, объемы вновь создаваемых бумажных документов по-прежнему растут на примерно 15 % в год. Другое дело, что параллельно идет стремительный рост объемов электронных документов, которых у ряда организаций в разы больше, чем бумажных.
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Организация внутреннего документооборота основывается как на законодательно-нормативных требованиях, так и на локальных нормативных актах самой организации.
Внешний документооборот организовывается, прежде всего, на основании положений Гражданского кодекса РФ и в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями; положений, установленных в договорах и контрактах, которые организации заключают с контрагентами, а также в локальных нормативных актах самой организации.
Кроме того, внешний документооборот может организовываться на основании специального законодательства, которое все чаще устанавливает требования об электронном взаимодействии с государственными органами и федеральными фондами.
СМЕШАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ - РЕАЛЬНОСТЬ СЕГОДНЯШНЕГО ДНЯ
В настоящее время организации при работе с документами используют различные подходы, которые учитывают одновременное существование как электронных, так и бумажных технологий.
Большинство организаций давно уже не ограничивается электронной регистрацией документов, а их информационные системы становятся инструментом управления всеми видами документов, включая бумажные.
Также никого уже не удивляет при работе с документами использование штрихкодов (одно- и двумерного) и RFID-радиометок.
Получившие столь широкое распространение досье в настоящее время, как правило, содержат как электронные, так и бумажные документы, и при управлении такими «гибридными» объектами возникают свои непростые проблемы.
ЧЕТЫРЕ ИЛЛЮЗИИ О «БЕЗБУМАЖНОМ ОФИСЕ» И ИХ ПОСЛЕДСТВИЯ
При внедрении электронного документооборота, как показывает практика, возникает ряд иллюзий, от которых желательно избавиться на самых начальных стадиях его реализации, поскольку они будут мешать успеху и тормозить весь процесс.
■ Иллюзия о возможности создания «безбумажного офиса»
Как показывает опыт и России, и большинства стран мира, даже при переходе на использование электронных документов до сих пор наиболее важные юридически значимые документы пока создаются на бумажных носителях.
Чаще всего идет переход не от бумажного к чисто электронному, а от бумажного к смешанному документообороту. Одновременно растет роль информационных систем, баз данных, реестров и регистров.
Полностью отказаться от приема и обработки бумажных документов, поступающих от граждан и юридических лиц, государственные органы и коммерческие организации все еще не могут.
■ Иллюзия экономии за счет сокращения бумажного делопроизводства
Практика работы показывает, что на начальном этапе внедрения информационных систем количество бумажных документов - и особенно их копий - в организации часто увеличивается.
Это связано с тем, что работники, не доверяя современным технологиям, на всякий случай делают для себя бумажные копии. Эта вредная привычка может появиться и в тех случаях, когда внедренная система не до конца продумана и неудобна в эксплуатации.
Со временем значительная часть сотрудников, убедившись в ее надежности, перестают работать с бумажными копиями.
■ Кадровая иллюзия
Помимо «безбумажных» иллюзий существуют «кадровые» иллюзии. Экономия на персонале - это самая большая мечта руководителей в любых организациях, однако практика показывает, что после внедрения информационных систем затраты на оплату труда могут увеличиться.
Причина проста и банальна: более квалифицированный персонал стоит дороже, а затраты на оплату его труда в настоящее время обходятся дороже вычислительной техники.
Кроме того, организациям стоит помнить и о том, что им потребуется регулярно проводить повышение квалификации и переподготовку своих работников.
Ряд руководителей наивно полагают, что после внедрения информационных систем у сотрудников организации будет меньше работы.
На самом деле ее меньше не станет, но при правильном внедрении информационных систем изменится ее характер и произойдет перераспределение обязанностей между сотрудниками.
У большинства работников меньше времени будет уходить на технические операции.
■ Иллюзия «близкого счастья»
Не менее опасна иллюзия «близкого счастья», которая позволяет некоторым руководителям считать, что автоматизация решит все проблемы их организации. Да, автоматизация решит одни проблемы, но появятся но вые, которые тоже надо будет решать.
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Одновременное использование электронных и бумажных документов создает дополнительные трудности при организации деловой деятельности.
При совершенствовании законодательной и нормативной базы, а также разработке локальных нормативно правовых актов приходится одновременно описывать процедуры работы как с электронными, так и с бумажными документами, и вот один из примеров.
Поскольку одни и те же виды документов могут быть созданы на разных видах носителей, встает задача их объединения и создания полного комплекта документов. В настоящее время такой комплект, как правило, создается в электронном виде, для чего бумажные подлинники сканируются и их копии включаются в информационные системы.
Еще одной тенденцией в современной деловой деятельности является одновременное создание подлинников документа на разных носителях. Это компромиссный вариант, который позволяет использовать положительные черты как бумажного, так и электронного документов. Такая технология закреплена даже на законодательном уровне.
ОПЫТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НА РАЗЛИЧНЫХ НОСИТЕЛЯХ
При использовании в деловой деятельности документов на различных видах носителей приходится учитывать, что во всем мире накоплен многовековой опыт работы с бумажными документами, все основные проблемы известны и имеются решения на все случаи жизни.
Существует примерно 35-летний опыт работы с электронными документами, понятны основные проблемы и есть опыт их решения, при этом приходится постоянно учитывать, что технологии работы все время меняются и появляются новые проблемы.
Сейчас стали появляться гибридные документы, в которых информация представлена как в аналоговом, так и электронном виде. Они пока в документообороте используются мало, и хотя основные проблемы уже выявлены, опыт их использования небольшой.
Использование смешанного документооборота приводит к тому, что потоки информации разделяются.
Оперативные решения принимаются на основе информации (бумажной и электронной), юридически значимые действия оформляются в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием).
Внутри организации ничто не мешает широко использовать электронный документооборот - например, для быстрой доставки информации, для электронного согласования документов. «Внутренние» решения все чаще и чаще принимаются и фиксируются в электронном виде. Тормозит не столько отсутствие каких-то нормативов, сколько нежелание отказаться от старого, привычного стиля работы.
В настоящее время основной тенденцией как в деловой деятельности, так и в государственном управлении является переход на коллективное использование информационных систем. При этом информация, в зависимости от используемых носителей, управляется по-разному:
Неэлектронные документы - управление идет на уровне носителей;
Электронные «бумагоподобные» документы в информационных системах - управление идет на уровне документа;
Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.) - управляются как на уровне носителей, так и на уровне документов;
Документированная информация в базах данных - управление может осуществляться вплоть до записей в базах данных и их полей.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
Не следует превращать отказ от бумажных технологий в самоцель. У бумажных документов есть свои ниши, в которых они по-прежнему могут эффективно использоваться в деловой деятельности.
Опыт показывает, что если возникает серьезная деловая потребность в использовании современных технологий - они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной.
В зависимости от состояния дел в организации и методов ведения делопроизводства можно выделить две группы организаций, для которых переход на смешанный документооборот может существенно повысить деловую отдачу.
■ «Полный бардак»
В первой группе организаций ситуацию в делопроизводстве кратко можно охарактеризовать как «полный бардак».
В значительной части это небольшие фирмы, в которых просто нет специалистов в области управления документами и архивным делом.
Ситуация усугубляется и тем, что в настоящее время наблюдается массовая утрата навыков работы с бумажными документами.
Многие работники просто не в состоянии без шаблона написать даже самое простое заявление, что уж говорить о тех документах, порядок оформления которых установлен в законах и нормативно-правовых актах, а его нарушение может привести к весьма печальным последствиям.
Бумажный документооборот становится раритетным, и специалистов по работе с бумажными документами все меньше. В такой ситуации переход на использование электронных документов и электронного документооборота становится своеобразной палочкой-выручалочкой. В этом случае налаживать традиционный бумажный документооборот просто не имеет смысла, и наиболее правильным подходом является эффективно использовать информационные технологии, в том числе переводить учет документов в электронный вид.
■ «Отличники ДОУ»
Вторая группа организаций представляет полную противоположность первой. В этих организациях существует приличный традиционный документооборот.
В зависимости от тех задач, которые стоят перед структурными подразделениями организации, необходимо стремиться к совершенствованию деловых операций и повышению их эффективности.
Если же организация уже использует электронные документы и электронные подписи, то при разработке плана организации работы необходимо привлечь те структурные подразделения и конкретных сотрудников, которые уже с ними работают, и обязательно учесть их интересы. Переводить в электронный вид те или иные виды документов нужно с учетом потребностей организации.
Необходимо предусмотреть и такую экзотическую ситуацию, когда может произойти сбой в хорошо налаженном электронном документообороте, и организация будет вынуждена начать работать с бумажными документами.
При организации любой работы с документами нужно исходить из того, что традиционные правила работы с ними - не неизменные законы физики. В российском законодательстве, как правило, установлены требования к созданию, использованию и сохранению документов на протяжении установленных сроков хранения.
В подавляющем большинстве случаев никаких норм о том, как это будет реализовано, российская нормативно-правовая база не содержит. Это позволяет выстраивать достаточно гибкие и наиболее удобные в конкретных условиях методы.
Смешанное делопроизводство значительно повышает эффективность работы при использовании уже хорошо зарекомендовавших себя методов: сканирования бумажных документов, штрихкодирования как документов, так и дел, цветового кодирования, использования услуг аутсорсинга при организации работы с документами на всех видах носителей.
Поскольку постоянного перехода на новые технологии при управлении документами не избежать, лучше его не затягивать и постараться получить от этого максимальную деловую отдачу. В условиях быстрых изменений в законодательстве и технологиях переходить на новые методы работы придется регулярно. Подспорьем может стать система менеджмента и анализ рисков.
При внедрении информационных систем нужно сразу думать о том, как они будут выводиться из эксплуатации и как будет обеспечиваться сохранность содержащихся в них документов. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов и информации, имеющих постоянную или длительную ценность.
РЕЗЮМЕ
1. При принятии решения о переходе на использование электронных документов и электронного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы своей деловой деятельности, и использовать электронные документы там, где это даст реальную деловую отдачу.
2. Нужно очень осторожно подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения или когда эти документы могут потребоваться для восстановления деятельности в чрезвычайных ситуациях.
3. В некоторых случаях может быть полезным дублировать определенные документы в бумажном и электронном виде.
4. Не скрою, что несколько лет назад, оценивая перспективы вытеснения бумажных документов электронными в России, я считала, что темпы этого процесса будут значительнее медленнее, чем это оказалось на практике.
5. Следует учитывать, что в ряде направлений деловой деятельности и государственного управления документы на бумажных носителях еще останутся, и надолго, поэтому ни в коем случае нельзя терять навыки работы с ними.
С помощью компьютера бумажный документ можно преобразовать в электронную форму. У электронных документов имеются очевидные преимущества перед бумажными, например, снижение затрат при создании или расширенные возможности преобразования и пересылки. Несмотря на бесспорные преимущества, электронный документ не вытесняет полностью бумажный, поэтому на практике используют и различают различные виды документооборота:
– бумажный документооборот – все этапы документ проходит в бумажной форме;
– бумажный документооборот с использованием автономных компьютеров – стадиясоздания документов переносится на компьютер, а остальные операции с документами выполняются в бумажной форме;
– смешанный документооборот – подготовка, передача и хранение документов осуществляется на компьютерах, объединенных в сеть, но юридическую силу документ получает только в бумажном виде;
– безбумажный документооборот – все операции с документами, включая электронно-цифровую подпись, производятся в электронном виде.
На предприятии и в организациях можно встретить все виды документооборота, но преобладающим является смешанный оборот документами, который использует все преимущества компьютерной техники за исключением возможности электронно-цифровой подписи.
Дальнейшее развитие и переход на более полный безбумажный документооборот сдерживается по нескольким причинам.
1. Бумажные документы с оттиском печати и подписью все еще необходимы для соблюдения требований налогового, банковского, судебного и другого законодательства.
2. Электронно-цифровая подпись утверждена на законодательном уровне, но медленно внедряется в практическую деятельность.
3. Безбумажный документооборот связан с необходимостью введения дополнительных мер обеспечения компьютерной безопасности.
Несмотря на существующие ограничения, электронный документ все шире внедряется в практическую деятельность. При этом предприятия и организации сталкиваются с необходимостью рассылки и обмена большим количеством электронных документов, как в рамках предприятия, так и при внешнем обмене. На небольшом предприятии документооборот организуют обычно с помощью электронной почты. На большом предприятии для работы с электронными документами используются системы автоматизированного документооборота и делопроизводства (САДД).
Автоматизированные системы обеспечивают:
– автоматическое определение маршрута документа в зависимости от его категории;
– единую адресную книгу для всех пользователей;
– единую базу нормативов, словарей и классификаторов;
– потоковое сканирование и копирование документов.
Компьютерные программы, обеспечивающие автоматизированный документооборот и делопроизводство, относятся к САДД-продуктам. На рынке представлен достаточно широкий выбор этих программных продуктов, разработанных как российскими, так и западными компаниями.
» стал входить в российский ИТ-лексикон где-то в начале нынешнего века, до этого обычно говорилось просто об автоматизации документооборота, деликатно умалчивая о какого рода документах - электронных или бумажных - идет речь. Более того, понятия «электронный документ» вообще в нашем делопроизводстве не существовало, специалисты отлично понимали, что речь идет об управлении бумажными документами. Появление же термина «электронный документооборот», а вслед за ним и СЭД, казалось бы, должно было отразить качественные перемены в документоведении, а именно - замену бумаги на электронный формат. Однако к концу первого десятилетия неожиданно выяснилось - речь шла просто о смене названия без заметной корректировки сущности. Оказалось, что электронный документооборот - это, как правило, управление все теми же бумажными документами, но только «электронными» средствами, а совсем не оборот «электронных документов».
Термин «электронный документооборот» оказался в значительной мере скомпрометирован, во всяком случае, он стал пониматься двояко. В результате пришлось вспомнить о другом названии (появившемся еще 40 лет назад) - «безбумажный документооборот», который и стал все чаще использоваться в официальных государственных директивах, когда имелась в виду цель перехода к работе с настоящими электронными документами без обязательного использования бумажных носителей.
Хотя, конечно, электронные документы еще с 1990-х все активнее проникали в нашу жизнь. Но на их пути стояла непреодолимая преграда в виде законодательства, которое за ключевыми понятиями «подлинник» и «юридически значимый» признавало фактически только бумажный формат. Итогом этой ситуации стало том, что автоматизация российских документо-ориентированных процессов привела к появлению двухконтурной модели документационных потоков, в которой электронный поток был нацелен на повышение эффективности работы, а бумажный - на соответствие нормативным требованиям. Вполне очевидно, что такое дублирование было не очень нормальным, приводило к повышению сложности систем, к снижению их эффективности.
Тут нужно сразу отметить, что отмена использования бумаги не самоцель. Цель - это повышение эффективности работы и качества жизни людей. Использование электронных форматов нужно ровно настолько, насколько позволяют продвигаться к этой цели. Если какие-то задачи удобнее решать с помощью бумажных или еще каких-то форматов, то так и нужно делать. Вопрос стоит не о запрете бумажных документов, а о снятии ограничения на использование электронных, чтобы они в режиме равной конкуренции заняли свое место в нашей жизни.
Ситуация начала меняться только несколько лет назад, когда электронные документы стали постепенно получать законодательный статус, хотя все же явно выглядели «падчерицами» в российском документоведении. Это было понятно уже потому, что их легализации шла путем приравнивания их прав к правам бумажных документов. Однако хотя о программе перевода страны на электронный было объявлено на самом высшем уровне еще в 2008 г., но сроки завершения такого перехода на уровне органов управления страной последовательно переносились с 2012-го на 2015-й, а затем - на 2017 г. При этом некоторые эксперты выражают сомнения, что последний намеченный срок удастся выдержать.
Тем не менее, переход на безбумажные методы работы с документами идет как в коммерческом секторе, так и в сегменте государственного управления, электронные документы все шире используются гражданами, в том числе при выполнении покупок, банковских операций, при взаимодействии с госорганами. Но насколько быстро идут все эти процессы, насколько текущее положение дел соответствует потребностям общества? Какие проблемы есть на этом пути? Об этом нам рассказали эксперты - представители отечественных организаций.
Текущее состояние дел
« Поднятая тема - очень и очень щекотливая во многих аспектах, начиная с терминологии и заканчивая практическим ее применением», - считает начальник Управления сопровождения прикладных систем Департамента информационных технологий ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» Антон Бурлаков. - Очень многие практикующие специалисты скажут, что все в порядке и процент перехода довольно высок, но по факту о безбумажном документообороте речи не идет. С количественными показателями - вообще отдельная история. В свое время (распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р) были попытки вывести в безбумажный формат определенный процент от общего объема документооборота. Все закончилось не то чтобы печально - МЭДО реально работает, но это все-таки не переход на безбумажный документооборот в обсуждаемом сейчас виде, а улучшение электронного учета и движения бумажных документов. Да и граница между подлинно безбумажным и просто электронным документооборотом достаточно зыбкая - всегда можно распечатать и положить на стол так привычный руководителю бумажный документ«.
Директор по информационным технологиям Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев рисует совсем иную, намного более оптимистичную картину: «Думаю, что в целом планы отказа от бумаги перевыполнены по сравнению с ожиданиями десятилетней давности. Причем перевыполнение часто происходило путем решения с помощью СЭД задач, которые гораздо лучше решаются другими средствами. Например, работа ведомств с обращениями граждан лучше идет в тех организациях, которые реализовали эту задачу в CRM -, а не в -системах». В качестве примера он приводит высшую школу: если еще несколько лет назад Финансовый университет был одним из очень немногих вузов, работающих без бумажных документов, то сегодня практически все университеты также внедрили СЭД для внутреннего документооборота. По его оценкам, в системе высшего образования доля электронных документов находится уже в границах от 40 до 50%.
Профессор кафедры информационных технологий, начальник отдела электронного документооборота РЭУ им. Г. В. Плеханова Павел Музычкин считает, что термин «безбумажный документооборот» (введенный академиком В. М. Глушковым в 1970-е как раз для подчеркивания способа обмена документами не на бумажном, а на машинном носителе информации с целью последующей ее обработки при помощи ЭВМ) использовать сегодня не следует, в том числе и потому, что переход на электронные методы не должен сопровождаться запретами на бумажные носители. По его мнению, будет правильнее использовать понятие «электронный документооборот» в его изначальном смысле - работы именно с электронными документами как основной формой современного контента.
«Полностью электронный документооборот имеет место тогда, когда на всех стадиях жизненного цикла документ находится в электронной форме. А эти стадии, как известно, начинаются с создания документа и заканчиваются его архивным хранением и уничтожением через установленный законом срок, - напоминает эксперт. - А теперь ответьте, в каком состоянии находится архивное дело в нашей стране - в бумажном или в электронном? Правда, ответ очевиден? Говорить о безбумажном документообороте можно только в тех случаях, когда документы не сдаются в архив на длительное хранение. Таким образом, сегодня перевести в электронный вид можно только некоторый ограниченный массив документов, не подпадающий под требования долгосрочного хранения, причем в разных организациях доля данного массива документов разная. Для вуза, где большую часть документооборота составляют документы, связанные с движением многочисленного персонала и контингента обучаемых, документальным оформлением результатов учебного процесса, доля зарегистрированных документов, постоянно находящихся в электронной форме, по экспертной оценке, в настоящее время составляет не более 1%, если, конечно, не считать документами сообщения электронной почты».
Далее Павел Музычкин рисует такую картину сегодняшнего положения дел. Сейчас та незначительная часть документов, которые в течение всего жизненного цикла находятся в электронной форме, представляют собой внутренние документы. Даже если подлинники входящих документов были в электронной форме (что сегодня нередко встречается при взаимодействии с органами государственной власти и управления), в вуз они поступают в виде электронных или бумажных копий. Электронные копии распечатываются и подшиваются в дело, хотя для исполнения передаются через в электронном виде.
Безусловно, в свое время, особенно после принятия первого закона об электронной подписи, многие были очарованы открывающимися перспективами избавления от надоевших всем бумаг, считает эксперт. Но жизнь поставила все на свои места, и сегодняшнее состояние СЭД есть объективное отражение степени готовности современного общества, его отдельных структур принять новые технологии. Однако делопроизводственным службам изначально было ясно, что возможен только смешанный документооборот, поэтому завышенных ожиданий в вузе не было. Постепенно, эволюционным путем СЭД охватывала все новые и новые пласты документов и укоренялась в организационной структуре. «Сказать, что результаты не соответствуют ожиданиям, можно, но только не в том контексте, как обычно говорят. С моей точки зрения, они намного превзошли то, что мы планировали в 2006 г., когда начинали внедрение. Правда, так думают не все. Для большинства СЭД - как электричество, как воздух - есть и все!», - уверен он.
С чего начинать
Документооборот - это очень широкое понятие. Есть организационно-распорядительный, кадровый, финансово-учетный, есть внутренний и внешний. При этом внешний тоже бывает разным - между предприятиями одного холдинга и между независимыми контрагентами, внутри страны и с зарубежными контрагентами. Отдельная большая категория - документооборот в системе государственного и местного управления, между этой системой и гражданами. Есть вертикально-отраслевые сферы - банковская, здравоохранение, образование и пр. Какие из этих разных категорий документооборота испытывают сегодня наибольшие потребности в переходе на электронные рельсы? Где уже достигнуты наилучшие результаты?
«Водораздел между сферами с относительно беспроблемным и все таки затрудненным использованием исключительно электронных документов очевиден - это структурированная или неструктурированная информация в документах, - считает Антон Бурлаков. - Именно поэтому лучше всего отказ от бумаги проходит в тех ведомствах и в тех сферах, где в документах содержатся в основном цифры, за примером далеко ходить не надо - Налоговая служба. А вот там, где появляются сложносочиненные тексты - начинаются трудности, даже в таких, казалось бы, примитивных областях, как прием обращений. Банальная жалоба, оставленная на сайте, получает кучу реквизитов, распечатывается, регистрируется, обрастает кучей резолюциями и пометками, подшивается в дело. Зачем? А от греха подальше, вдруг проверка или что».
В качестве способа перехода на безбумажный он предлагает полностью запретить использование внутренних документов в бумажном виде, считая этот вариант вполне реальным. Следующий шаг связан уже с изменением принятой у нас схеме управления: нужно ввести модель свободных поручений, не привязанных к документам, снабженных только техническим номером, не видимым пользователям, но при этом передаваемым внутри СЭД и вполне легитимным. Дальше - переход к передаче управленческих воздействий (записей) через корпоративные социальные сети и прямая привязка этих записей к проектным планам и графикам, а не к документам. Реализация такой схемы видится вполне возможной, но на ее пути есть препятствия, которые можно и нужно устранить.
«Думаю, что самый большой прогресс будет не там, где бумажные документы удастся превратить в электронные, а там, где от документов удастся отказаться в принципе», - говорит Владимир Соловьев. В некоторых случаях проще открыть для запросов витрину данных, как это сделано, например, в сервисах проверки уплаты штрафов ГИБДД или задолженностей по налогам и сборам. Вместо того, чтобы держать штат сотрудников, готовящих и согласующих документы, в ситуациях, когда необходим только доступ к данным, куда проще запустить сервисы, работающие в автоматическом режиме, и передать всю работу на самообслуживание тем, кто обращается за таким доступом.
В качестве примера реализации такой идеи он приводит свой университет, где весь внутренний документооборот уже давно осуществляется только в электронной форме. Функции по эксплуатации и поддержке СЭД уже больше года назад ИТ-подразделения университета передали управлению делами, пользователи сами создают сотни типовых маршрутов в месяц, и движение всех документов, касающихся внутренней жизни университета, проходит в электронной форме. Внешние же запросы пока еще слишком часто приходят в университет по обычной почте в бумажной форме. Но и они сейчас переводятся в электронную форму. Вопросы ректору давно уже задают на сайте, запросы в ИТ-поддержку тоже. В этом году происходит переход на электронную форму взаимоотношений с научным сообществом и с иностранными гражданами и организациями. «Но для научных контактов во многих случаях стандартного функционала ECM и CRM не хватает, нужны более серьезные системы управления знаниями», - отмечает эксперт.
А другой представитель высшей школы, Павел Музычкин, видит реальную картину в несколько ином свете: в бюджетном образовательном учреждении структура смещена в сторону персональных данных, поэтому значительная часть документов уходит в архив на десятилетия и, следовательно, в нынешних условиях пока не имеет шансов стать электронными подлинниками. В то же самое время есть группы документов, которые уже сегодня вполне могут быть переведены в полностью электронный вид. Наиболее актуальный участок - госзакупки, и тут уже очень много сделано в государственном масштабе. Но на уровне вуза из-за высокой степени ответственности персонала за ошибки огромные массивы документов по-прежнему распечатываются, хотя на портале госзакупок вся информация о договорах имеется в электроном виде, причем с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Однако есть другой важный пласт документов в вузах, который беспрепятственно может быть превращен в полностью электронный вид - документация по организации учебного процесса. Это объемные комплекты из сотен документов по каждой образовательной программе, которые необходимы для прохождения государственной аккредитации. То что до сих пор они еще существуют на бумажном носителе - рудимент. Что интересно, он может быть ликвидирован одним росчерком пера уполномоченного должностного лица министерства. Имея такой мощный рычаг, как государственная аккредитация, данное решение может быть легко реализовано на практике.
Какие есть препятствия
Что мешает переходу на настоящий электронный документооборот: нет потребности у предприятий, низкая заинтересованность, СЭД не дает нужного эффекта или не оправдывает затрат, нет кадров, нет технологической готовности, недостатки нормативно-законодательной базы? Отвечая на эти вопросы, Антон Бурлаков вспоминает часто используемый тезис: «Бумажная парадигма исчезнет только с последним руководителем высокого ранга, которому секретарша распечатывает документы». Но дальше отмечает, что на самом деле проблема намного серьезнее. Он считает, что трудности есть во всех сформулированных вопросах, и перечисляет еще несколько важных аспектов:
· до сих пор нет единого терминологического аппарата и единого понимания термина «электронный документ»;
· люди просто не готовы к отказу от документов в традиционном их понимании, для них то, что они видят на экране, - это документ, который можно легко представить в бумажном виде;
· есть страх и опасения за надежность системы электронного документооборота и хранения информации, многие не готовы к тому, что даже самая незначительная информация никак не фиксируется на бумаге и не будет подшита в дело;
· прецеденты возврата к бумажным документам уже есть, недаром в США появился термин hard copy и требования по хранению важных документов именно на бумаге;
· и конечно же, требования по защите информации, нетрудно зайти на сайт госзакупок и поискать тендеры на закупку пишущих машинок.
Есть некоторые трудности и на уровне законодательства, но все же главные проблемы - в нашем менталитете, в головах. Уже сегодня при существующих нормативных требованиях у организаций есть большие возможности для широкого использования электронных документов, уверен Владимир Соловьев. По его мнению, трудности возникают только на первом шаге, когда кажется серьезной инновацией и всем работникам приходится учиться и перестраиваться. Но очевидные плюсы быстро переводят СЭД из разряда инноваций в разряд действующего стандартного решения. Если руководство понимает выгоды от перехода на безбумажный документооборот и транслирует сотрудникам свое положительное отношение к отказу от бумажных документов, то серьезных проблем быть не может, только стандартные задачи, которых в больших организациях может быть много.
« Думаю, потребность в полностью электронном, т. е. безбумажном документообороте есть, и даже очень острая, - считает Павел Музычкин. -Неправильно думать, что кто-то сознательно мешает широкому использованию безбумажной технологии. Просто сегодня не созрели объективные условия для создания электронных архивов. То что мы сейчас имеем - правильнее называть предпосылками. Как обеспечить гарантированное хранение документов в течение десятилетий и столетий? К сожалению, наука еще не дала нам таких технологий. Но все равно нужно работать с тем, что есть».
Вместе с тем он уверен, что недостатки нормативно-законодательной базы также вносят свой вклад. Примером может служить первый закон об электронной подписи, который работал, но за десять лет так и не привел к ее массовому использованию в деловой практике, все оказалось намного сложнее, чем рисовалось в нашем воображении. Подпись, оказывается, действует определенный срок, может быть отозвана, скомпрометирована, для ее использования нужно устанавливать специальное ПО и получать сертификаты, которые периодически следует обновлять. Нужно иметь не только подпись, но и поддерживать целую инфраструктуру ключей, держать штат сотрудников и платить за лицензии на ПО, платить за носители ключей, платить за ежегодную перегенерацию ЭП. Закон об электронной подписи 2011 г., введя вид простой электронной подписи, многое упростил и придал юридическую значимость технологиям, основанным на пин-кодах, логинах и паролях. Многие внутренние бизнес-процессы могут обойтись без усиленной электронной подписи, а корпоративная почта может взять на себя часть функций, которые ранее выполнялись через СЭД.
Как решать проблемы
Антон Бурлаков считает, что тут предстоит решить целый комплекс непростых задач. В качестве необходимого шага нужно изменить взгляд людей на само понятие «документ» и на использование документов при обмене информацией и передаче управленческих воздействий. Социализация управленческой деятельности в организациях и отказ от ее формализации помогут сократить число событий, фактов и управленческих воздействий, подлежащих документированию. Тут не обойтись без определенной ломки сознания.
В качестве конкретных мер он предлагает, как вариант, обязать всех арифметически сократить число регистрируемых документов. «Но пока не пройдет несколько лет, пока люди не поймут, что так действительно удобнее и практичнее и что риски на самом деле минимальны, мы будем пользоваться все улучшающимися системами электронной регистрации бумажных документов. Красивыми, иногда реалистично имитирующими бумажные документы, но не прогрессивными», - говорит наш эксперт.
Нужно начинать с конца жизненного цикла документов - архивов, считает Павел Музычкин. Нужно создавать мощные дата-центры с многократным географически распределенным резервированием, находящиеся под с гарантированной защитой государства от форс-мажорных обстоятельств природного, экономического и политического характера, в которых на коммерческой основе за приемлемую плату могли бы накапливаться электронные архивы предприятий и организаций. Тогда, говорит он, паровоз станет впереди поезда, как это и должно быть, и пойдет по расписанию к конечной станции - архиву. Пока же электронный находится на рельсах, которые ведут в никуда...
В будущем, по мнению эксперта, техническое решение скорее всего будет найдено путем отделения «логики и семантики» архивного дела от «физики», за счет виртуализации ПО и периодической миграции электронного архивного фонда на новое оборудование. «А сейчас нужно работать над унификацией электронного архивного дела, отрабатывать форматы архивных документов, вести стандартизацию технологий электронных архивов предприятий и организаций, - советует Павел Музычкин. - Но только делать это нужно намного быстрее, чем это происходит сейчас. Посещая конференции иногда удивляюсь - нередко обсуждаются проблемы, о которых слышал еще девять лет назад, когда только начал внедрять в своем вузе СЭД и стал интересоваться вопросами электронного документооборота».
Для большинства российских учреждений и организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм. В настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации. Поэтому можно говорить о формировании нового технологического уклада в обеспечении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Наиболее распространенные программные продукты (специализированное программное обеспечение) для систем электронного документооборота (СЭД) предусматривают как автоматизацию традиционных функций делопроизводства, так и реализацию принципиально новых возможностей электронного документооборота и работы с электронным контентом.
Идея смешанного электронно-бумажного документооборота лежит в основе концептуального подхода, предусматривающего поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.
Как уже неоднократно отмечалось, всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:
- документы, для которых электронная форма существования будет основной;
- документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе: как правило, это документы длительных и постоянных сроков хранения (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.
В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004.
Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора, либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты, которые могут считываться интерфейсными устройствами (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией). Однако это не меняет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и об неэлектронных документах одновременно. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 27 июля 2010 № 227-ФЗ), определяет электронный документ следующим образом: это «документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
При этом, с документоведческой точки зрения, важно различать собственно электронный документ и электронную копию или электронный образ документа.
В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.
Под электронной копией документа (ЭКД) подразумевается копия документа, представленная в электронно-цифровой форме, воспроизводящая содержательную часть подлинного документа на бумажном носителе вместе с идентифицирующими его реквизитами.
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 37) предусмотрено: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».
Между тем, в современном документообороте применяются также ЭКД, полученные не только путем сканирования зарегистрированного в СЭД подлинника документа на бумажном носителе и сохраненные в графическом формате. ЭКД может быть также создана путем внесения присвоенного документу в СЭД регистрационного номера и даты в электронный файл документа, соответствующий зарегистрированному подлиннику документа на бумажном носителе, и сохранена в текстовом формате или формате электронных таблиц (к примеру, приложения к документу). Такие ЭКД позволяют использовать возможности СЭД в части полнотекстового поиска документов, удобны при работе с текстами многостраничных документов. Текстовые или табличные файлы ЭКД могут быть прикреплены к регистрационным карточкам документов в СЭД в дополнение к электронным образам документов, полученным путем сканирования.
На практике встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (например, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку.
Каким образом в СЭД можно отличить электронные документы от ЭКД и ЭОД? Средств электронной подписи может быть недостаточно. В рамках одной базы данных СЭД можно использовать специальный признак (реквизит регистрационной карточки документа), показывающий, что бумажный подлинник данного документа не создавался и он подписан только в электронной форме. Наше предложение по этому вопросу реализовано на практике в одном из программных продуктов, используемых для СЭД. При этом предусмотрена также возможность включения в регистрационный номер документа соответствующего символа (при необходимости, для конкретных видов или групп документов — входящих, исходящих, внутренних). Таким образом, в условиях смешанного электронно-бумажного документооборота становится возможным не просто визуально отличать электронные документы при работе с ними в СЭД, но и при формировании дел обеспечить хранение этих документов в соответствии с установленными требованиями, а также решать некоторые другие задачи. К примеру, при анализе документооборота можно осуществлять мониторинг количества электронных документов, созданных в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
Для дел, состоящих только из электронных документов, в их регистрационных карточках в СЭД делается ссылка на соответствующий индекс дела по номенклатуре. Поэтому в соответствии с установленными сроками хранения этих дел (после составления акта о выделении к уничтожению) файлы документов могут удаляться с использованием соответствующих процедур работы в СЭД. При необходимости долговременного хранения электронных документов можно реализовать их экспорт в специализированный электронный архив.
Аналогично, файлы электронных копий документов, имеющих подлинники на бумажном носителе, также после истечения срока хранения бумажных документов и составления акта о выделении к уничтожению, могут быть удалены из базы данных.
Вариант, когда электронные документы формируются в дела (приобщаются к виртуальным делам) отдельно от бумажных документов, является простым и логичным. Однако на практике уже возникают ситуации, когда инициативный документ является электронным и не имеет бумажного подлинника, а ответный документ подписывается на бумажном носителе.
К примеру, обращения граждан в организацию, поступающие через интернет-приемную, бумажного подлинника не имеют. Если в организации применяются процедуры внутреннего электронного документооборота, то эти документы при регистрации могут не распечатываться. Ответ на обращение гражданина по тем или иным причинам может быть направлен на бумажном носителе. Как поступать в этом случае: стоит ли распечатывать электронные документы с заверением бумажных копий для приобщения их в дело с остальными документами на бумажном носителе? Это вариант возможный, но связанный с дополнительными трудозатратами и расходом бумаги. Процедуры заверения бумажных копий можно избежать, если программным обеспечением СЭД предусмотрена возможность распечатки отметки, подтверждающей регистрацию документа в базе данных.
В условиях смешанного электронно-бумажного документооборота встает практический вопрос о возможности формирования в делопроизводстве гибридных дел, содержащих и бумажные, и электронные документы временных сроков хранения. Для организации работы в этой форме в соответствующей графе номенклатуры дел для конкретного дела должна быть сделана отметка (примечание) «Ведется в электронно-бумажной форме». Но как, если в дело включены документы и на бумажных носителях, и в электронной форме, можно ознакомиться с полным составом дела? В электронной форме в СЭД это не составит труда, поскольку доступны для просмотра и файлы электронных документов, и электронные образы документов на бумажном носителе. При работе непосредственно с документами на бумажном носителе в формируемое дело приобщается также полный перечень документов, списанных в дело (аналог внутренней описи документов в деле), полученный путем распечатки из СЭД и заверенный работником, ответственным за формирование дел в подразделении.
Приведенный пример вновь возвращает нас к рассмотренному выше вопросу о том, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, а для перемещения документа из одной среды в другую требуется изменение формы представления информации. Предлагаемый вариант является одним из способов формирования дел.
Рассмотрим возможные этапы (стадии) развития технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации с позиций применения смешанного документооборота. Выделим три основные стадии, соответствующие развитию документооборота в организации от бумажно-электронного к электронно-бумажному и преимущественно электронному, которые схематично представлены в таблице.
Развитие технологий внутреннего документооборота
| Стадия
развития | Работа с входящими документами | Работа с исходящими документами | Работа с внутренними документами |
|
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот | Параллельное обращение бумажных документов, их копий на бумажном носителе и их электронных копий. Сотрудники организации зачастую работают с бумажными документами и их бумажными копиями | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе (в том числе с возможной последующей досылкой бумажного экземпляра) | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий |
|
2. Электронно-бумажный документооборот | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов, в том числе направление на исполнение в электронной форме и работа исполнителей с файлами документов | Регистрация документов в электронной форме в СЭД и отправка их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе, без досылки бумажного экземпляра | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
|
3. Электронно-бумажный и электронный документооборот | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме, в том числе рассмотрение документов руководителями и создание резолюций |
Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме. Адресату отправляется электронный документ или электронная копия документа, подписанного на бумажном носителе | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
В дополнение к приведенной таблице отметим некоторые вопросы, которые важно решать с учетом конкретных условий деятельности организации.
Существенная часть поступающих в организацию документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.
Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в организацию в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения).
После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в СЭД возможны различные варианты технологии дальнейшей работы, соответствующие обозначенным в таблице стадиям развития смешанного документооборота.
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот. Параллельное обращение бумажных документов и их и электронных копий.
Технология документооборота представляет собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. Делопроизводственная служба вносит в базу данных СЭД информацию о прохождении и исполнении документов. Электронные копии документов, введенные в СЭД, используются в основном для справочно-информационной и аналитической работы, уменьшения необходимости снятия копий с бумажных документов. При необходимости в соответствии с поисковыми запросами сотрудников подразделений может выполняться распечатка электронных копий документов из СЭД.
Возможности и преимущества работы в электронной форме с исходящими документами (например, письмами) проявляются тогда, когда есть возможность направить их адресатам по электронным каналам связи. При этом могут использоваться варианты отправки документа с досылкой бумажного экземпляра или без досылки (т. е. именно в электронной форме).
2. Электронно-бумажный документооборот. Руководители и специалисты являются пользователями СЭД и имеют возможность работы с электронными файлами документов.
В принципе, при внедрении СЭД организации стремятся именно к этому варианту технологии работы, который уже можно считать внутренним электронным или электронно-бумажным документооборотом (с учетом того, что существуют подлинники документов на бумажном носителе). Пользователями СЭД вносится необходимая информация о результатах рассмотрения и исполнения документа. При передаче документов, поступивших в электронной форме, на рассмотрение руководству может осуществляться их распечатка. В этом случае резолюция оформляется на бумажном носителе с последующим переносом информации в СЭД. Исходящие и внутренние документы могут быть подписаны на бумажном носителе, а адресатам направляются их электронные копии (без досылки бумажного экземпляра).
На практике за последний год доводилось не раз встречать поступившие документы, оформленные иным способом. Должностные лица подписывают собственноручно исходящий документ в СЭД только в электронной форме. Если документ направляется внешнему адресату на бумажном носителе, то сотрудник делопроизводственной службы распечатывает документ и заверяет его «твердую копию». При этом в отметке о заверении копии (своего рода заверительной надписи, оформляемой в виде штампа) указывается, что документ соответствующим должностным лицом подписан в СЭД в электронной форме. С одной стороны, безусловно, руководителям удобнее работать в одном формате и, если применяются процедуры подписания документов в электронной форме, то возникает стремление использовать их для различных видов документов. С другой стороны, в случае отсутствия официального электронного документооборота между конкретной организацией и организацией-адресатом (в том числе, возможно, более высокого ранга), на наш взгляд, более корректно подписывать письмо на бумажном носителе (либо создавать бумажный дубликат документа, подписанного в электронной форме). Полагаем, что развитие межведомственного электронного документооборота и других технологий внешнего документооборота позволит регламентировать такие ситуации и уменьшить количество документов, пересылаемых на бумажном носителе.
При работе с внутренней документацией возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Так, например, при ведении внутренней переписки могут быть исключены процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). Например, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в СЭД и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.
3. Развитая форма электронно-бумажного документооборота. На этой стадии вполне правомерно говорить об электронном документообороте как основном способе осуществления управленческих коммуникаций в организации. Практически вся работа с документами осуществляется в электронной форме. Это наиболее продвинутый, но пока еще редко встречающийся вариант.
Руководители могут сами вносить свои резолюции в СЭД. Соответственно, на бумажном носителе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе.
Для подготовки исходящих и внутренних документов используются технологии электронного согласования и подписания документов. Не рассматривая детально эти вопросы, которые заслуживают быть предметом отдельной статьи, отметим, что вид электронной подписи для внутренних документов устанавливается в регламентирующих документах организации. При обмене документами с внешними адресатами вид электронной подписи устанавливается на межведомственном уровне или по соглашению сторон.
Таким образом, с точки зрения состава документов управленческий документооборот в обозримой перспективе будет электронно-бумажным с ростом его электронной составляющей. Вместе с тем как способ осуществления управленческих коммуникаций внутри организации электронный документооборот уже сейчас становится реальностью. Возможны различные варианты сочетания элементов электронного и бумажного документооборота. Наиболее оптимальные технологические процедуры документооборота, а также формы их нормативного закрепления и регламентации поможет выбрать практика.
- Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2004. - 172 с.; Она же. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 296 с.
- Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Доклады и сообщения на шестой международной науч.-практич. конф. 24-25 ноября 1999 г. - М.: Росархив, 2000. - С. 69-72; Она же. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003. - № 2. - С. 14-18; Она же. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003. - № 3. С. 36-40; Она же. Электронно-бумажный документооборот внутри организации (примеры технологии) // Секретарь-референт, 2008. - № 8. С. 17-21; Она же. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство, 2012. - № 2. С. 32-37.